Datenschutzordnung des MSV-Duisburg 02 Judo e.V.

Präambel

Der MSV-Duisburg 02 Judo e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten(z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins) .Um die Vorgaben der EUDatenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

1. Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmer und Teilnehmerinnen am Sportbetrieb und Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sowohl automatisiert in EDV Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B.in Form von Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die Personenbezogene Daten verarbeiten zu beachten.

2. Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

a) Der Verein verarbeitet Daten unterschiedlicher Kategorien aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung der Mitgliedschaft im Verein.

b) Im Rahmen des Mitgliedschaftverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder(Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort).Geburtsdatum, Nationalität, Datum des Vereinsbeitritt, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der Gesetzlichen Vertreter, Telefonnummer und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.

c) Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen ( z. B. Judopässe, Lizenzen, u.s.w.)und an solchen Veranstaltungen teilnehmen. d) Bestimmte Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden die Datenkategorien gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weitere zehn Jahre behalten und dann gelöscht.

3. Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

a) Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, im Internet und an die Presse weitergegeben.

b) Hierzu zählen insbesondere die Daten die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung und Ergebnisse.

c) Die Veröffentlichung von Bilder und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlagen einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

d) Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstandes, der Übungsleiter und Übungsleiterinnen mit Vornamen, Nachnamen, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

4. Zuständigkeit für die Datenverarbeitung im Verein

a) Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Allgemeine Verwaltung( z.B. Geschäftsführer) zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

b) Die Allgemeine Verwaltung (Geschäftsführer) stellt sicher, dass die Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftverlangen von betroffenen Personen zuständig.

5. Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und-Listen

a) Listen von Mitgliedern und Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein ( z.B. Vorstandsmitgliedern, Übungsleitern ) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umgang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

b) Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

c) Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt( z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zu Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

6. Kommunikation per E-Mail

a) Für die Kommunikation richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.

b) Beim Versand von Emails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per Email untereinander stehen und/oder deren private Email Accounts verwendet werden, sind die E-Mail -Adressen-als“ bcc „zu versenden.

7. Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstandes Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet.

8. Datenbeauftragten

Wir haben für unseren Verein keinen Datenbeauftragten bestellt

9. Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

a) Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt der Geschäftsführung bzw. der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Ressortleiter und dem Administrator vorgenommen werden.

b) Der Ressortleiter ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmung im Zusammenhang mit Online-Auftritte verantwortlich.

c) Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Vorstands. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Vorstand weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Endscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

d) Datenschutzhinweise zur Webseite Unsere Website hosten wir nicht selber. Wir erheben auch keine Daten über Sie, weder Server-Logfiles, Reichweitenmessung über Google Analytics und anderen technischen Dingen. Werden Cookies oder Inhalte Dritter – wie Google Maps und Google Fonts – verwendet, so ist das für die Darstellung und die Funktion unserer Website notwendig. Unsere Website nutzt eine verschlüsselte Verbindung (https), so dass Ihre Informationen die Sie uns über das Kontaktformular senden auch sicher sein können. Kontaktieren Sie uns über Email, so haben wir auf die Vertraulichkeit der Information keinen Einfluss. Unser Webseiten-Hoster ist die Strato AG. Welche Daten dort im Rahmen der Dienstleistung verarbeitet werden, entzieht sich unserer Kenntnis, bewegt sich aber im Rahmen der Zulässigkeit nach dem Telekommunikationsgesetz (TKG). Ihr Recht auf Auskunft und Datenübertragbarkeit sowie Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Bearbeitung Ihrer Daten – soweit dies aufgrund gegebenenfalls anderer bestehender rechtlicher Pflichten zulässig ist – können Sie jederzeit uns gegenüber wahrnehmen. Sollte das für Sie nicht ausreichend sein, können Sie sich zudem an unsere zuständige Aufsichtsbehörde für Datenschutz wenden.

10. Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgänge und Ordnung

a) Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten bearbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung,- nutzung oder-weitergabe ist untersagt.

b) Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung werden geahndet.

11. Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 25.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft